Agent obsługi poczty w ChatGPT

Opis

Obsługa poczty wymaga rozpoznawania rodzaju sprawy, odnajdywania aktualnych informacji i zachowania ciągłości korespondencji. Szkolenie przygotowuje uczestników do wykorzystania ChatGPT w tych zadaniach poprzez budowę prototypu agenta mailowego. Rozpoczyna się od podstaw działania modeli, autonomii, kontekstu i pamięci, a następnie przechodzi do praktycznej pracy z pocztą oraz dokumentami firmy.

• Podstawy teoretyczne są wyjaśniane na przykładach korespondencji i utrwalane krótkimi eksperymentami.
• Jeden projekt jest rozwijany przez całe szkolenie: od klasyfikacji wiadomości do przygotowywania odpowiedzi i utrzymania wiedzy.
• Rozwiązanie obejmuje zadanie sortujące, osobne zadania odpowiedzi dla kategorii oraz zadanie aktualizujące katalogi dokumentów.
• Podstawowym wynikiem obsługi jest projekt odpowiedzi lub zgłoszenie potrzeby decyzji człowieka. Zakres operacji w skrzynce jest dobierany do dostępnych narzędzi i uprawnień.

Grupa docelowa

• Specjaliści i menedżerowie obsługi klienta oraz wsparcia, którzy odpowiadają na powtarzające się zapytania.
• Pracownicy sprzedaży, administracji i rozliczeń obsługujący korespondencję wymagającą korzystania z dokumentów firmy.
• Właściciele procesów i analitycy biznesowi odpowiedzialni za usprawnianie pracy ze skrzynkami zespołowymi.
• Liderzy zespołów wdrażających AI i osoby organizujące firmową wiedzę wykorzystywaną w komunikacji.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do projektowania, budowania i sprawdzania agenta obsługi poczty w ChatGPT. Po zajęciach uczestnik potrafi:

• Wyjaśnić rolę modelu, agenta, narzędzi, kontekstu i pamięci oraz określić granice samodzielności agenta.
• Podzielić obsługę poczty na zadania z jednoznacznymi wejściami, wynikami i zasadami przekazywania spraw.
• Opracować reguły klasyfikacji i instrukcje odpowiedzi uwzględniające kategorię sprawy oraz historię korespondencji.
• Zbudować katalog wiedzy i wskazać dokumenty źródłowe potrzebne do przygotowania odpowiedzi.
• Zaplanować rejestr obsługi, wykonywanie cykliczne i aktualizację wiedzy oraz sprawdzić działanie rozwiązania na przypadkach testowych.

Korzyści

• Prototyp agenta mailowego rozwijany na przygotowanej skrzynce i dokumentach warsztatowych.
• Zestaw instrukcji do sortowania, przygotowywania odpowiedzi i aktualizacji katalogów wiedzy.
• Wzorce katalogu dokumentów i rejestru obsługi, możliwe do dostosowania do własnego procesu.
• Zestaw przypadków testowych, kryteriów oceny oraz lista działań potrzebnych przed pilotażem.
• Praktyczne doświadczenie w rozpoznawaniu sytuacji, w których agent powinien poprosić o uzupełnienie informacji lub przekazać sprawę człowiekowi.

Program

Program rozpoczyna się od podstaw i teorii, zgodnie z układem szkolenia „Budowanie automatyzacji w ChatGPT”. Następnie uczestnicy wykorzystują poznane zasady do budowy agenta mailowego. Krótkie bloki teoretyczne poprzedzają eksperymenty i ćwiczenia. Około 60% czasu jest przeznaczone na warsztaty, testy i omówienie wyników.

Wspólny przykład obejmuje korespondencję dotyczącą wsparcia, rozliczeń i sprzedaży. Zadanie sortujące przypisuje jedną główną kategorię. Zadania odpowiedzi korzystają z właściwych katalogów i odczytują wybrane dokumenty oryginalne. Wspólny rejestr przechowuje informacje o obsłudze, a osobne zadanie utrzymuje aktualność katalogów.

Dzień 1: podstawy, organizacja pracy i klasyfikacja poczty — 360 minut. Dzień 2: odpowiedzi, baza wiedzy i testy całego rozwiązania — 360 minut. Przerwy są planowane osobno.

MODUŁ 1 — MODEL, AGENT I POZIOM AUTONOMII

Dzień 1, czas: 35 minut.

• Model, agent, narzędzia i workflow: odpowiedzialność poszczególnych elementów.
• Wykonywanie opisanych kroków a samodzielny dobór działań w granicach celu.
• Granice obsługi poczty: klasyfikacja, projekt odpowiedzi, przekazanie sprawy i decyzja człowieka.
• Eksperyment: analiza tej samej wiadomości według listy kroków i według celu; porównanie wyników.
• Rezultat: cel agenta i zakres jego samodzielności.

MODUŁ 2 — KONTEKST I PAMIĘĆ

Dzień 1, czas: 45 minut.

• Kontekst rozmowy, pamięć produktu i jawnie zapisany stan procesu.
• Historia korespondencji, reguły obsługi i źródła wiedzy: informacje potrzebne przy kolejnym uruchomieniu.
• Ograniczenia kontekstu i ryzyko pomijania wcześniejszych ustaleń.
• Eksperyment: kontynuacja obsługi w nowej rozmowie z samym opisem, następnie z zapisanym stanem i źródłami.
• Rezultat: wzorzec przekazania sprawy i rozróżnienie reguł stałych od bieżącego statusu.

MODUŁ 3 — PRZECIĄŻENIE WĄTKU I PODZIAŁ PRACY

Dzień 1, czas: 40 minut.

• Mieszanie kategorii spraw, dokumentów i zmienianych instrukcji w jednym wątku.
• Podział odpowiedzialności: sortowanie, odpowiedzi według kategorii, utrzymanie wiedzy.
• Krótka instrukcja klasyfikacji bez dołączania całej bazy dokumentów.
• Ćwiczenie: porównanie obsługi wielu celów w jednym wątku z pracą podzieloną na zadania.
• Rezultat: mapa zadań i informacji przekazywanych między nimi.

MODUŁ 4 — PLUGINY, PROJEKTY I SPACES

Dzień 1, czas: 75 minut.

• Rola pluginów, projektów i Spaces w organizacji instrukcji, źródeł oraz wyników.
• Sprawdzenie połączenia z Gmail i dokumentami: dostępne operacje, uprawnienia i potwierdzanie wykonania.
• Warsztat: odczyt przykładowych wiadomości i dokumentów oraz przygotowanie miejsca na reguły i rejestr obsługi.
• Sprawdzenie dostępności materiałów przy rozpoczęciu nowej rozmowy.
• Rezultat: środowisko warsztatowe i mapa ról narzędzi.

MODUŁ 5 — BUDOWA ZADANIA SORTUJĄCEGO POCZTĘ

Dzień 1, czas: 95 minut.

• Kategorie wsparcia, rozliczeń i sprzedaży; przykładowe etykiety AI/Support, AI/Billing i AI/Sales.
• Reguły wyboru jednej głównej kategorii oraz kierowania przypadków niejednoznacznych do człowieka.
• Warsztat: przygotowanie krótkiej instrukcji, klasyfikacja wiadomości i przypisanie etykiety, jeśli narzędzie udostępnia tę operację.
• Testy wiadomości wielotematycznych, niepełnych i już sklasyfikowanych; odróżnienie treści maila od instrukcji agenta.
• Rezultat: zadanie sortujące i sprawdzony zestaw reguł klasyfikacji.

MODUŁ 6 — HARMONOGRAM I SPRAWDZANIE POWTARZALNOŚCI

Dzień 1, czas: 70 minut.

• Uruchomienie ręczne i cykliczne; dostępność narzędzi oraz zapisanego stanu podczas wykonania.
• Dobór modelu do klasyfikacji, częstotliwości, strefy czasowej i zasad powiadamiania.
• Warsztat: konfiguracja harmonogramu i kontrola próbnego wykonania, jeżeli funkcja jest dostępna na koncie.
• Porównanie trzech prób na tych samych wiadomościach i oddzielne ponowienie z zachowanym stanem.
• Rezultat dnia 1: prototyp sortowania, ustawienia uruchamiania i wyniki prób.

MODUŁ 7 — BAZA WIEDZY I KATALOGI DOKUMENTÓW

Dzień 2, czas: 75 minut.

• Rola katalogu jako wskazówki do wyboru źródeł; odczyt dokumentu oryginalnego przed przygotowaniem odpowiedzi.
• Pola katalogu: tytuł, streszczenie, słowa kluczowe, zakres zastosowania, odnośnik, wersja lub data i status aktualności.
• Organizacja większej bazy według schematu: katalog kategorii → katalog tematu → dokument oryginalny.
• Warsztat: przygotowanie katalogu i sprawdzenie wyboru dokumentów dla reprezentatywnych pytań.
• Rezultat: katalog kategorii oraz zasady obsługi brakujących, sprzecznych i nieaktualnych źródeł.

MODUŁ 8 — BUDOWA ZADAŃ PRZYGOTOWUJĄCYCH ODPOWIEDZI

Dzień 2, czas: 105 minut.

• Osobne instrukcje odpowiedzi dla wsparcia, rozliczeń i sprzedaży; zakres, styl i kryteria zakończenia.
• Warsztat: budowa zadania dla jednej kategorii i dostosowanie jego wzorca do pozostałych kategorii.
• Przebieg obsługi: odczyt wiadomości i historii → wybór źródeł → odczyt oryginałów → projekt odpowiedzi → kontrola → zapis wyniku.
• Projekt odpowiedzi lub prośba o decyzję człowieka; zapis szkicu w Gmail, jeżeli połączenie udostępnia i dopuszcza tę operację.
• Rezultat: instrukcje trzech zadań i przykładowe odpowiedzi z odnotowanymi źródłami.

MODUŁ 9 — REJESTR OBSŁUGI I AKTUALIZACJA WIEDZY

Dzień 2, czas: 105 minut.

• Wspólny rejestr: identyfikator wiadomości i wątku, kategoria, lokalizacja szkicu, źródła, status oraz data obsługi.
• Warsztat: rozpoznawanie wcześniej obsłużonych wiadomości, nowej odpowiedzi w wątku i ponowienia po częściowym zapisie.
• Zadanie utrzymania katalogów: wykrywanie nowych, zmienionych, przeniesionych i usuniętych dokumentów w wyznaczonych folderach.
• Aktualizacja w ograniczonych partiach, zapis postępu, kontrola odnośników i okresowe pełne porównanie katalogu ze źródłami.
• Harmonogramy dostosowane do zadań: częstsze sortowanie, odpowiedzi w określonych odstępach i okresowa aktualizacja wiedzy.
• Rezultat: rejestr obsługi i instrukcja utrzymania katalogów. Aktualizacja katalogu nie oznacza przebudowy indeksu wyszukiwania pluginu; rejestr i instrukcje nie gwarantują przetworzenia każdej wiadomości dokładnie jeden raz.

MODUŁ 10 — TESTY CAŁEGO AGENTA I WARSZTAT KOŃCOWY

Dzień 2, czas: 75 minut.

• Test całego przebiegu: wiadomość → kategoria → źródła → projekt odpowiedzi lub przekazanie sprawy → zapis statusu.
• Przypadki: brak nowych wiadomości, niejasna kategoria, duplikat, nowa odpowiedź w wątku, niedostępny dokument i błąd zapisu.
• Ocena klasyfikacji, zgodności odpowiedzi ze źródłami, kompletności rejestru oraz decyzji o przekazaniu sprawy.
• Granice dostępu egzekwowane przez uprawnienia do źródeł; instrukcje kategorii nie zastępują kontroli dostępu.
• Warsztat końcowy: prezentacja prototypu, wyników testów, ograniczeń i planu pilotażu.

Podsumowanie kursu jest częścią modułu 10. Uczestnik przedstawia zadania agenta, wykorzystane źródła, zapisany stan i dowody wykonania. Wyniki prób służą ocenie prototypu i wskazaniu dalszych prac; nie stanowią gwarancji niezawodności.

Metody i narzędzia wykorzystywane podczas szkoleń

Szkolenie łączy krótkie wykłady z eksperymentami i pracą nad jednym rozwijanym agentem. Uczestnicy sprawdzają efekty zmian na tych samych danych i według ustalonych kryteriów.

Narzędzia obejmują ChatGPT w środowisku dobranym do ćwiczeń, połączenia z Gmail i Google Drive, projekty, Spaces/Pages, harmonogramy oraz tabelę lub plik rejestru obsługi. Zakres wykorzystania jest potwierdzany przed zajęciami. Podstawą oceny są źródła, stan procesu i wyniki rzeczywistych wykonań, a nie wyłącznie treść odpowiedzi modelu.

Opisy pluginów i harmonogramów zweryfikowano w oficjalnej dokumentacji OpenAI 1 października 2026: pluginy i harmonogramy. Podział zadań oraz układ ćwiczeń stanowią projekt dydaktyczny szkolenia.

Szkolenie Virtual Classroom

Szkolenie może być realizowane online na żywo. Trener omawia zagadnienia, demonstruje narzędzia i prowadzi ćwiczenia. Uczestnicy pracują na przygotowanych wiadomościach oraz dokumentach, porównują wyniki i omawiają wykryte ograniczenia.

Dodatkowe informacje:

• Materiały elektroniczne obejmują instrukcje ćwiczeń, wiadomości i dokumenty warsztatowe, wzorce katalogów, rejestr obsługi oraz przypadki testowe. Sposób ich udostępnienia jest uzgadniany z organizatorem.
• Rekomendowana wielkość grupy: do 12 osób, aby zapewnić czas na ćwiczenia i omówienie wyników.

Platforma spotkania i sposób przekazania dostępu są uzgadniane z organizatorem. Uczestnik potrzebuje komputera, połączenia internetowego, podstawowej znajomości ChatGPT oraz konta z funkcjami wymaganymi w wybranym środowisku warsztatowym. Wcześniejsze programowanie nie jest wymagane.

Przed zajęciami należy potwierdzić dostępność pluginów, projektów, Spaces i harmonogramów, a także operacji etykietowania i zapisu szkiców w Gmail. Dostęp zależy od konta, środowiska i ustawień organizacji. Brakujące funkcje są prezentowane przez trenera, a uczestnicy wykonują odpowiadające im ćwiczenia na przygotowanych materiałach. Dane warsztatowe są syntetyczne lub przeznaczone do użycia podczas szkolenia.