Odkrywanie i usprawnianie procesów biznesowych z ChatGPT na podstawie korespondencji

Opis

Korespondencja biznesowa zawiera informacje o przekazywaniu zadań, decyzjach, brakujących danych, akceptacjach i wyjątkach. Analiza tych informacji pozwala odtworzyć przebieg obsługi spraw i rozpoznać miejsca wymagające usprawnienia. Szkolenie przygotowuje uczestników do wykorzystania ChatGPT w odkrywaniu procesów na podstawie wiadomości e-mail oraz powiązanych dokumentów.

Uczestnicy przechodzą od określenia zakresu analizy, przez porządkowanie spraw i budowę rejestru zdarzeń, do opracowania mapy procesu oraz propozycji zmian. Każdy wniosek jest odnoszony do materiału źródłowego, a brakujące informacje są zapisywane jako pytania do właściciela procesu.

• Podstawy działania modelu, kontekstu i pracy ze źródłami są wyjaśniane na przykładach korespondencji oraz utrwalane krótkimi eksperymentami.
• Jeden przypadek biznesowy jest rozwijany przez całe szkolenie: od wiadomości do mapy procesu i karty pilotażu usprawnienia.
• Analiza obejmuje typowy przebieg, warianty, powroty do wcześniejszych kroków i przekazywanie odpowiedzialności między rolami.
• Wynikiem pracy jest mapa przebiegu zaobserwowanego w materiale, lista hipotez wymagających potwierdzenia i uzasadnione propozycje usprawnień.

Grupa docelowa

• Właściciele procesów i analitycy biznesowi odpowiedzialni za rozpoznawanie oraz usprawnianie sposobu pracy organizacji.
• Menedżerowie i liderzy zespołów sprzedaży, obsługi klienta, administracji i rozliczeń.
• Koordynatorzy projektów oraz specjaliści analizujący przekazywanie zadań, decyzji i informacji między zespołami.
• Osoby odpowiedzialne za jakość, doskonalenie operacyjne i dokumentowanie procesów.
• Liderzy wdrożeń AI, którzy chcą wybrać i uzasadnić zadania do automatyzacji przed budową rozwiązania.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do odtwarzania, weryfikowania i usprawniania procesów biznesowych z pomocą ChatGPT na podstawie korespondencji. Po zajęciach uczestnik potrafi:

• Określić cel, granice procesu, zakres korespondencji i zasady doboru spraw do analizy.
• Przygotować instrukcję dla ChatGPT uwzględniającą źródła, strukturę wyniku, ograniczenia i kryteria jakości.
• Powiązać wiadomości z właściwymi sprawami i wyodrębnić zdarzenia z zachowaniem identyfikatorów oraz odnośników do dowodów.
• Opracować chronologię spraw, słownik działań i ról oraz mapę procesu z wariantami i wyjątkami.
• Rozróżnić informacje potwierdzone, interpretacje i hipotezy oraz przygotować pytania do właściciela procesu.
• Wskazać problemy wymagające dalszego sprawdzenia, porównać propozycje usprawnień i opracować kartę pilotażu z miernikami efektu.

Korzyści

• Praktyczne doświadczenie w odtwarzaniu przebiegu obsługi spraw z nieuporządkowanej korespondencji.
• Wzorzec instrukcji analizy, rejestru zdarzeń i słownika działań oraz ról, możliwy do dostosowania do własnego procesu.
• Mapa obecnego przebiegu procesu, zestawienie wariantów i lista luk wymagających potwierdzenia.
• Lista problemów poparta przykładami, z rozdzieleniem obserwacji od hipotez dotyczących przyczyn.
• Porównanie trzech propozycji usprawnień oraz karta pilotażu jednej wybranej zmiany.
• Kryteria oceny wyników ChatGPT i plan weryfikacji ustaleń z właścicielem procesu.

Program

Program rozpoczyna się od podstaw pracy modelu, kontekstu i oceny dowodów. Następnie uczestnicy wykorzystują poznane zasady do odtworzenia procesu i zaprojektowania usprawnień. Krótkie bloki teoretyczne poprzedzają eksperymenty oraz ćwiczenia. Około 60% czasu jest przeznaczone na warsztaty, sprawdzanie wyników i ich omówienie.

Wspólny przykład obejmuje przygotowanie oferty: od zapytania klienta do przekazania propozycji. Uczestnicy otrzymują kilkanaście syntetycznych spraw zawierających przebiegi typowe, brakujące informacje, ponaglenia, akceptację rabatu i poprawki. Część spraw jest rozproszona między wątkami, a fragmenty historii pozostają niepełne. Zestaw obejmuje także przykładową procedurę i informacje uzupełniające do ćwiczenia weryfikacji z właścicielem procesu.

Wymiar dnia: 360 minut zajęć merytorycznych. Przerwy są planowane osobno. Instrukcje, dane i wzorce wyników są przygotowane przed zajęciami, aby zapewnić czas na analizę oraz ocenę rezultatów.

MODUŁ 1 — CHATGPT, KONTEKST I DOWODY W ANALIZIE PROCESU

Czas: 25 minut.

• Rola modelu, instrukcji, kontekstu i źródeł w analizie korespondencji.
• Podział pracy na przygotowanie materiału, odtworzenie spraw, modelowanie procesu i kontrolę wniosków.
• Zapisywanie ustaleń oraz wyników pośrednich potrzebnych przy kontynuacji analizy.
• Wiadomość jako źródło informacji; odróżnienie jej treści od instrukcji dla modelu.
• Eksperyment: porównanie ogólnego podsumowania wątku z analizą według określonych pól i wymogu wskazania dowodów.
• Rezultat: instrukcja analizy oraz zasady oznaczania informacji potwierdzonych, interpretacji i hipotez.

MODUŁ 2 — ZAKRES PROCESU I PRZYGOTOWANIE KORESPONDENCJI

Czas: 40 minut.

• Cel analizy, początek i koniec procesu, jednostka sprawy oraz okres obserwacji.
• Dobór spraw typowych, wyjątkowych i niezakończonych; wpływ doboru próby na wnioski.
• Przygotowanie wiadomości, metadanych i załączników w zakresie potrzebnym do analizy.
• Rozpoznawanie cytowanych fragmentów, duplikatów, brakujących wiadomości i niedostępnych dokumentów.
• Organizacja materiału w plikach albo przez dostępne połączenie z pocztą i dokumentami; zapis zakresu odczytu i ograniczeń kompletności.
• Warsztat: przygotowanie katalogu źródeł i określenie kryteriów włączenia spraw do analizy.
• Rezultat: karta zakresu i katalog materiałów z listą braków.

MODUŁ 3 — ŁĄCZENIE WIADOMOŚCI W SPRAWY I BUDOWA REJESTRU ZDARZEŃ

Czas: 65 minut.

• Wątek pocztowy a sprawa biznesowa: jedna sprawa w kilku wątkach i kilka spraw w jednym wątku.
• Powiązanie po identyfikatorze zapytania, oferty lub zamówienia; ostrożne wykorzystanie tematu, uczestników i treści jako wskazówek.
• Obsługa niejednoznacznych powiązań oraz wiadomości wymagających podziału między sprawy.
• Wyodrębnianie próśb, przekazań zadań, akceptacji, odmów, uzupełnień i informacji o wykonaniu działania.
• Rejestr zdarzeń: identyfikator sprawy i zdarzenia, identyfikator wiadomości, czas, działanie, rola, status potwierdzenia, odnośnik lub fragment dowodu i uwagi.
• Rozróżnienie czasu wysłania wiadomości od czasu opisywanego działania; zachowanie strefy czasowej i oznaczanie nieznanych dat.
• Warsztat: odtworzenie chronologii wybranych spraw i kontrola jej zgodności z wiadomościami oryginalnymi.
• Rezultat: rejestr zdarzeń z oznaczonymi niepewnymi powiązaniami i lukami.

MODUŁ 4 — MAPA OBECNEGO PROCESU, ROLE I WARIANTY

Czas: 55 minut.

• Ujednolicenie nazw działań i ról bez usuwania istotnych różnic między sprawami.
• Wyodrębnienie kroków, punktów decyzyjnych, przekazań odpowiedzialności i warunków zakończenia.
• Porównanie sekwencji działań: przebieg typowy, wyjątki, pętle poprawek i sprawy przerwane.
• Rozróżnienie procesu opisanego w procedurze od przebiegu zaobserwowanego w korespondencji.
• Warsztat: opracowanie mapy w układzie ról oraz tabeli kroków z powiązaniem do zdarzeń źródłowych.
• Rezultat: mapa obecnego procesu, słownik działań i zestawienie wariantów w analizowanej próbie.

MODUŁ 5 — WERYFIKACJA MAPY I ROZPOZNAWANIE PROBLEMÓW

Czas: 55 minut.

• Sprawdzenie, czy każde działanie i przejście na mapie ma potwierdzenie albo oznaczenie hipotezy.
• Pytania o czynności wykonywane telefonicznie, na spotkaniach lub w systemach, których nie obejmuje korespondencja.
• Sygnały problemów: ponaglenia, powtarzające się prośby o dane, wielokrotne akceptacje, powroty do wcześniejszych kroków i niejasne przekazania odpowiedzialności.
• Oddzielenie objawów od przypuszczalnych przyczyn; zapis dowodów potwierdzających i podważających hipotezę.
• Pomiar liczby zaobserwowanych kontaktów, poprawek i czasu między potwierdzonymi zdarzeniami. Odstęp między mailami nie oznacza czasu aktywnej pracy ani sam w sobie nie dowodzi oczekiwania.
• Warsztat: symulacja rozmowy z właścicielem procesu na podstawie przygotowanej karty informacji uzupełniających; korekta mapy i oceny problemów.
• Rezultat: mapa po weryfikacji, lista problemów i pytań otwartych. Brak wiadomości nie jest dowodem braku działania.

MODUŁ 6 — PROJEKTOWANIE I WYBÓR USPRAWNIEŃ

Czas: 40 minut.

• Dobór zmiany do potwierdzonego problemu: formularz wejściowy, jasne reguły akceptacji, baza wiedzy, standard przekazania sprawy lub automatyzacja.
• Porównanie rozwiązania organizacyjnego, wsparcia pracownika przez ChatGPT i procesu korzystającego z agenta.
• Ocena wartości, nakładu, dostępności danych, ryzyka i zakresu decyzji człowieka.
• Warsztat: opracowanie trzech propozycji oraz wybór jednej według jawnych kryteriów.
• Rezultat: ranking usprawnień i mapa docelowego przebiegu dla wybranej zmiany.

MODUŁ 7 — KARTA PILOTAŻU I MIERNIKI EFEKTU

Czas: 45 minut.

• Cel pilotażu, zakres zmiany, właściciel, uczestnicy i warunki rozpoczęcia.
• Wartość początkowa mierników, sposób zbierania danych i kryteria oceny: kompletność informacji, liczba poprawek, czas między wybranymi zdarzeniami oraz jakość rezultatu.
• Uwzględnienie różnic między sprawami i kosztu sprawdzania wyników AI przy ocenie efektu.
• Dla usprawnienia z ChatGPT: wejścia, kroki, wynik, zapis statusu, przypadki wyjątkowe i punkty kontroli człowieka.
• Warsztat: przygotowanie karty pilotażu oraz zestawu przypadków do oceny przed zmianą i po niej.
• Rezultat: plan ograniczonego pilotażu z miernikami, odpowiedzialnością i kryteriami kontynuacji lub zatrzymania.

MODUŁ 8 — SPRAWDZENIE METODY I WARSZTAT KOŃCOWY

Czas: 35 minut.

• Zastosowanie instrukcji do nowej sprawy i sprawdzenie poprawności powiązań, zdarzeń oraz dowodów.
• Przypadki: wiadomość zawierająca dwie sprawy, cytowany duplikat, niejasna data działania i niepełna historia.
• Porównanie wyników dwóch analiz wybranego fragmentu według tych samych kryteriów; rozpoznanie różnic w interpretacji i błędów ekstrakcji.
• Warsztat końcowy: prezentacja mapy, dowodów problemu, wybranego usprawnienia i karty pilotażu.
• Rezultat: sprawdzony pakiet analizy oraz lista informacji i działań potrzebnych do zastosowania metody we własnej organizacji.

Podsumowanie szkolenia jest częścią modułu 8. Uczestnik przedstawia zakres analizy, rejestr zdarzeń, mapę procesu, pytania otwarte i uzasadnienie zmiany. Ocena obejmuje zgodność ze źródłami, oznaczenie niepewności, spójność mapy i mierzalność pilotażu. Wnioski dotyczą analizowanego materiału; rozszerzenie ich na całą organizację wymaga odpowiedniego doboru danych oraz dalszej weryfikacji.

Metody i narzędzia wykorzystywane podczas szkoleń

Szkolenie łączy krótkie wykłady z eksperymentami i pracą nad jednym rozwijanym przypadkiem biznesowym. Uczestnicy porównują wyniki ChatGPT z materiałem źródłowym i wprowadzają poprawki na podstawie ustalonych kryteriów.

Narzędzia obejmują ChatGPT w środowisku dobranym do ćwiczeń, przygotowane pliki korespondencji, dokumenty oraz wzorce tabel i map. Opcjonalnie wykorzystywane są dostępne połączenia z Gmail i Google Drive, projekt do organizacji instrukcji i źródeł oraz miejsce udostępnienia wyników. Podstawą oceny są wiadomości oryginalne, rejestr zdarzeń i wyniki weryfikacji z właścicielem procesu.

Układ modułów, instrukcje analizy oraz przypadek warsztatowy stanowią projekt dydaktyczny szkolenia. Program rozwija umiejętność analizy procesu i przygotowania zmian; wdrożenie produkcyjnego agenta lub automatyzacji może stanowić kolejny etap szkolenia.

Szkolenie Virtual Classroom

Szkolenie może być realizowane online na żywo. Trener omawia zagadnienia, demonstruje sposób analizy i prowadzi uczestników przez ćwiczenia. Uczestnicy pracują na przygotowanej korespondencji oraz dokumentach, porównują rezultaty i omawiają wykryte rozbieżności.

Dodatkowe informacje:

• Materiały elektroniczne obejmują instrukcje ćwiczeń, syntetyczne wiadomości i dokumenty, wzorce rejestru zdarzeń, słownika działań, mapy procesu oraz karty pilotażu. Sposób ich udostępnienia jest uzgadniany z organizatorem.
• Rekomendowana wielkość grupy: do 12 osób, aby zapewnić czas na ćwiczenia i omówienie rezultatów.

Platforma spotkania i sposób przekazania dostępu są uzgadniane z organizatorem. Uczestnik potrzebuje komputera, połączenia internetowego, podstawowej znajomości ChatGPT oraz konta umożliwiającego pracę z plikami przewidzianymi do ćwiczeń. Wcześniejsze programowanie ani znajomość formalnej notacji modelowania procesów nie są wymagane.

Podstawowy wariant wykorzystuje przygotowane pliki i nie wymaga dostępu do rzeczywistej skrzynki uczestnika. Wariant z połączeniem do Gmail i Google Drive jest dobierany do dostępnych narzędzi oraz potwierdzany przed zajęciami. Dostęp do dodatkowych funkcji zależy od konta, środowiska i ustawień organizacji; dla brakujących możliwości przewidziany jest pokaz trenera albo odpowiadające mu ćwiczenie na plikach.

Dane warsztatowe są syntetyczne lub przygotowane do użycia podczas szkolenia. Wykorzystanie korespondencji firmowej wymaga wcześniejszego uzgodnienia zakresu dostępu, ograniczenia zbędnych danych oraz sprawdzenia sposobu anonimizacji treści, metadanych i załączników. Analiza dotyczy przebiegu procesu i ról; nie służy do oceniania wydajności poszczególnych pracowników na podstawie częstotliwości wiadomości.